Conditions générales de vente

Les CGV définissent les conditions dans lesquelles FlexySoft met ses services à la disposition du client et les obligations respectives des parties. Les services sont réservés aux professionnels, notamment aux organismes de formation, agissant pour les besoins de leur activité ; ils ne sont pas proposés aux consommateurs au sens du Code de la consommation.

Le client reconnaît avoir pris connaissance des CGV et les accepter sans réserve lors de la souscription. Toute condition contraire figurant dans les documents du client est inopposable, sauf acceptation écrite expresse.

• Client : la personne morale qui souscrit un abonnement aux services.
• Utilisateur : toute personne à laquelle le client donne accès aux services, sous sa responsabilité.
• Apprenant : la personne inscrite à une formation organisée par le client et dont les données sont traitées dans les services.
• Services : le logiciel Flexy-OF et, le cas échéant, Flexy E-learning, accessibles en ligne.
• Abonnement : le droit d'accès aux services pour une période donnée, selon l'offre souscrite.
• Offres : les formules Starter, Business et Entreprise décrites à l'article « Description des services ».
• Essai gratuit : la période de découverte de 14 jours, sans contrepartie financière.
• Données du client : les données, y compris à caractère personnel, saisies ou importées par le client et ses utilisateurs.

Le contrat est formé des documents suivants, par ordre de priorité décroissant en cas de contradiction : le devis ou bon de commande accepté par le client, l'accord de sous-traitance des données personnelles, les présentes CGV, puis toute annexe technique communiquée par l'éditeur.

La souscription intervient à l'acceptation du devis par le client, ou à la validation de sa commande en ligne lorsque ce parcours est disponible. Le contrat prend effet à la date d'ouverture de l'espace du client.

L’essai gratuit donne accès à l’ensemble des fonctionnalités pendant 14 jours à compter de l’activation du compte. Il ne requiert aucun moyen de paiement et n’emporte aucune obligation de souscrire. La poursuite de l’utilisation au-delà de l’essai nécessite la souscription d’un abonnement.

Les services couvrent la gestion des sessions et des inscriptions, la production et la signature électronique des documents de formation, l'émargement numérique, la facturation, le suivi des règlements et la collecte des éléments de preuve utiles au suivi qualité. Le détail de chaque offre figure sur la page Tarifs du site et dans le devis.

• Starter : gestion des sessions, des inscriptions, des documents, de l'émargement, des devis et des conventions, dans les limites d'usage indiquées sur la page Tarifs.
• Business : l'ensemble de l'offre Starter, ainsi que la facturation — factures, avoirs et transmission électronique via une plateforme agréée —, la signature électronique à distance, le suivi des règlements et les enquêtes et évaluations.
• Entreprise : l'ensemble de l'offre Business, la gestion multi-sites et multi-organismes, l'accès à l'API et aux webhooks, ainsi qu'un accompagnement dédié à la mise en service.

L'éditeur fait évoluer les services et déploie les mises à jour sans interruption significative. Une évolution ne peut réduire substantiellement les fonctionnalités de l'offre souscrite sans information préalable du client.

Les services aident le client à produire et à conserver les éléments de preuve attendus lors d'un audit, notamment au titre du référentiel national qualité. Ils ne garantissent pas la conformité du client, qui demeure seul responsable du respect de ses obligations réglementaires et de l'exactitude des informations qu'il déclare.

L'ouverture de l'espace du client comprend la création de son environnement et de son premier compte administrateur. Un accompagnement au paramétrage — formations, modèles de documents, utilisateurs — est inclus dans l'offre Entreprise et proposé en option sur les autres offres ; son contenu et son prix figurent alors au devis.

Le client fournit en temps utile les informations et documents nécessaires au paramétrage. À défaut, les délais indicatifs communiqués sont suspendus d'autant.

Les services sont accessibles en ligne, à distance, au moyen d'un navigateur récent et d'une connexion internet à la charge du client. Le client crée et administre les comptes de ses utilisateurs et leur attribue les droits correspondant à leurs fonctions.

Les identifiants sont strictement personnels et confidentiels. Le client est responsable de leur usage et informe sans délai l'éditeur de toute utilisation non autorisée. L'activation de la double authentification est recommandée pour tout compte disposant de droits d'administration.

Offre Starter

49,99 € HT par mois

Offre Business

199,99 € HT par mois

Offre Entreprise

379,99 € HT par mois

Accompagnement à la mise en service

L’offre Entreprise inclut un accompagnement dédié. Le périmètre de l’accompagnement et son prix éventuel sont précisés dans le devis.

L'abonnement est facturé d'avance, par période, selon la périodicité indiquée au devis. Les factures sont payables à réception, par virement ou prélèvement, sauf stipulation contraire du devis.

Tout retard de paiement entraîne de plein droit, sans mise en demeure préalable, l'application de pénalités au taux d'intérêt appliqué par la Banque centrale européenne à son opération de refinancement la plus récente majoré de dix points de pourcentage, ainsi qu'une indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement de 40 € (article L. 441-10 du Code de commerce), sans préjudice de l'indemnisation complémentaire des frais réellement exposés.

Les prix peuvent être révisés une fois par période de douze mois. Le client en est informé au moins deux mois avant l'entrée en vigueur du nouveau tarif et peut, s'il le refuse, résilier son abonnement à cette date.

La durée de l’abonnement, ses modalités de renouvellement et les conditions de résiliation sont définies dans le devis ou le bon de commande accepté par le client.

Chaque partie peut résilier le contrat de plein droit en cas de manquement grave de l'autre partie à ses obligations, non réparé dans les trente jours suivant une mise en demeure restée sans effet. La résiliation ne dispense pas le client du paiement des sommes dues au titre des périodes échues.

Le support est inclus dans toutes les offres. Les demandes sont adressées à support@flexysoft.fr et traitées les jours ouvrés ; celles des clients disposant d'une offre Business ou Entreprise sont traitées en priorité.

Les opérations de maintenance planifiées sont annoncées à l'avance et programmées, dans la mesure du possible, en dehors des heures ouvrées.

• Utiliser les services conformément aux CGV, à leur destination professionnelle et à la réglementation applicable.
• Garantir l'exactitude des données saisies, notamment celles qui alimentent les documents de formation et les factures.
• Disposer des droits nécessaires sur les contenus pédagogiques et les documents qu'il dépose dans les services.
• Informer ses utilisateurs et ses apprenants du traitement de leurs données dans les services.
• Ne pas tenter d'accéder aux données d'un autre client, ni de contourner les mesures de sécurité.

Dans le cadre des services, le client est responsable de traitement des données de ses utilisateurs et de ses apprenants, et FlexySoft agit en qualité de sous-traitant au sens de l'article 28 du RGPD. Un accord de sous-traitance précise l'objet, la durée, la nature et la finalité des traitements, les catégories de données et de personnes concernées, ainsi que les obligations des parties.

L'éditeur ne traite les données du client que sur instruction documentée de celui-ci, impose une obligation de confidentialité aux personnes autorisées à les traiter, met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées, et assiste le client dans la réponse aux demandes d'exercice de droits et dans la notification des violations de données.

Les données sont hébergées par IONOS SARL. L'éditeur informe le client de tout changement de sous-traitant ultérieur, ce dernier pouvant s'y opposer pour un motif légitime. Le traitement des données des visiteurs du site est décrit dans la politique de confidentialité

Chaque client dispose d'un schéma de base de données dédié, distinct de celui des autres clients. Les droits d'accès sont définis par action, les connexions peuvent être protégées par une double authentification et les événements de sécurité ainsi que l'historique des modifications sont journalisés.

Chaque partie s'engage à préserver la confidentialité des informations de l'autre partie dont elle a connaissance à l'occasion du contrat, pendant toute sa durée et pendant trois ans après son terme.

Pendant toute la durée du contrat, le client peut exporter ses données depuis les services dans un format structuré et couramment utilisé. À la fin du contrat, il dispose de trente jours pour procéder à cet export ou en demander la communication à l'éditeur.

À l'expiration de ce délai, l'éditeur supprime les données du client de ses environnements de production, sous réserve des durées de conservation imposées par la loi, notamment en matière comptable et fiscale, et des sauvegardes dont la rotation entraîne une suppression différée.

L'éditeur peut suspendre l'accès aux services en cas de défaut de paiement persistant quinze jours après une mise en demeure, d'usage manifestement abusif ou de menace avérée pour la sécurité des services. La suspension est précédée, sauf urgence, d'une information du client et prend fin dès la disparition de sa cause. Elle ne suspend pas l'exigibilité des sommes dues.

Les services, leurs composants, leur documentation et les marques associées demeurent la propriété exclusive de FlexySoft. Le client bénéficie, pour la durée du contrat, d'un droit d'usage personnel, non exclusif et non cessible des services, pour ses besoins internes.

Le client conserve l'entière propriété de ses données et de ses contenus pédagogiques. Il concède à l'éditeur le droit strictement nécessaire à l'exécution des services, à l'exclusion de toute autre exploitation.

L'éditeur ne cite le nom, le logo ou un témoignage du client qu'après accord écrit préalable de celui-ci. Cet accord peut être retiré à tout moment, la référence étant alors retirée des supports en ligne dans un délai raisonnable.

L'éditeur est tenu d'une obligation de moyens dans la fourniture des services. Il ne saurait être tenu responsable de la conformité réglementaire du client, de la qualité des formations dispensées, ni de l'exactitude des données saisies par le client ou ses utilisateurs.

À l'exception des dommages résultant d'une faute lourde ou dolosive, la responsabilité de l'éditeur, toutes causes confondues, est limitée au montant des sommes effectivement versées par le client au titre des douze mois précédant le fait générateur. Les dommages indirects, notamment la perte de chiffre d'affaires, de clientèle ou de données imputable au client, ne donnent pas lieu à réparation.

Aucune partie n'est responsable d'un manquement causé par un événement de force majeure au sens de l'article 1218 du Code civil. L'exécution des obligations affectées est suspendue pendant la durée de l'événement ; si elle se prolonge au-delà de soixante jours, chaque partie peut résilier le contrat par lettre recommandée, sans indemnité.

L'éditeur peut modifier les CGV. Le client en est informé au moins un mois avant leur entrée en vigueur. À défaut d'opposition notifiée avant cette date, les nouvelles conditions s'appliquent ; en cas d'opposition, le client peut résilier son abonnement à la date d'entrée en vigueur des nouvelles CGV.

Les CGV sont soumises au droit français. En cas de différend, les parties s'efforcent de trouver une solution amiable. À défaut d'accord dans un délai de trente jours, le litige est porté devant le tribunal de commerce dans le ressort duquel se situe le siège social de l'éditeur, y compris en cas de pluralité de défendeurs ou d'appel en garantie.